Lorsqu’une entreprise intervient comme sous-traitant sur un chantier, le donneur d’ordre peut lui demander différents documents administratifs avant son agrément ou le démarrage des travaux. Certains relèvent d’obligations réglementaires, d’autres dépendent du marché ou des exigences du client.
Quels documents préparer ?
Il existe 3 documents obligatoires à fournir lorsque vous souhaitez vous faire agréer pour un chantier. Votre maître d’ouvrage doit, selon la loi du 31 décembre 1975 qui régit la sous-traitance en France, être en mesure de présenter aux autorités compétentes 3 documents légaux. Ils justifient d’un travail légal non-dissimulé et des entreprises en règle juridiquement.
Le justificatif d'immatriculation : extrait Kbis ou D1 (pour les artisans)
Ce document, qui s’apparente à la carte d’identité de l’entreprise, atteste de l’existence juridique de votre société en France. Pour être valide, il doit dater de moins de 3 mois.
Le Kbis est délivré aux entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés et peut être commandé sur infogreffe.fr au prix de 3,37€.
Si vous êtes artisan et inscrit au registre des métiers, vous êtes concernés par l’extrait D1, lui aussi valide 3 mois. L’extrait d’immatriculation D1 est délivré par le répertoire des métiers de la Chambre de Métiers et de l’Artisanat. Vous pouvez vous le procurer directement en ligne pour le prix de 6€.
L'attestation sociale de vigilance : URSSAF ou SSI
Ce document administratif est un document obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Il permet de justifier que vous êtes à jour de vos cotisations sociales auprès de l’URSSAF ou du SSI (pour les indépendants).
Pour obtenir votre attestation sociale de vigilance, vous pouvez vous rendre directement sur le site de l’Urssaf ou du SSI. L’attestation est délivrée gratuitement après le paiement de vos premières cotisations. Le document est valide 6 mois.
La liste des salariés étrangers soumis à autorisation du travail
Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, vous devez pouvoir présenter une liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail à jour, ou dans le cas contraire, une attestation sur l’honneur si vous ne possédez aucun salarié étranger au sein de votre entreprise.
Ce document est valide 6 mois ou dès lors que vous employez un nouveau salarié étranger soumis à autorisation.
Les documents obligatoires à fournir pour être agréé
Vous devez retenir que pour chaque chantier sur lesquels vous êtes invités à intervenir, le maître d’ouvrage est libre d’exiger les documents administratifs qui lui convient.
En plus des 3 documents légaux cités ci-dessous, votre maître d’ouvrage pourra vous demander d’autres documents comme :
- Une attestation fiscale
- Une attestation d’assurance Responsabilité Civile Professionnelle ou Décennale
- Une attestation Caisse de Congés Payés
- Des qualifications et certifications BTP (Qualibat ou autre)
- Un RIB etc.
Grâce à la plateforme Demande d’Agrément de Once For All, vous simplifiez la transmission de vos documents, en les déposant directement en ligne depuis votre espace personnel pour chaque demande d’agrément.
Un document uniformisé « demande d’agrément » est ensuite généré depuis la plateforme après avoir été signé par toutes les parties. Ce document prouve votre agrément et vous autorise à intervenir sur le chantier.
Il est important de rappeler que ce modèle de document a été construit et validé par plusieurs services juridiques de la profession, il est donc parfaitement conforme aux normes attendues par vos clients.
