Quelles solutions pour vérifier l'authenticité d'un document ?
Le contexte réglementaire des opérations de sous-traitance oblige les donneurs d’ordres à réaliser de nombreux contrôles documentaires. Cependant, ce n’est pas toujours évident car il arrive parfois que certaines entreprises émettent de faux documents. Découvrez les meilleures solutions pour vérifier l’authenticité d’un document, grâce à des outils officiels, ou une vérification assidue desdits documents.
Les moyens officiels pour repérer un faux document
Il existe différents manières de détecter un faux document.
Tout d’abord via les mécanismes mis en place par certains organismes directement sur le document.
Par exemple sur les justificatifs d’immatriculation extrait Kbis, deux moyens de vérification on été mis en place :
- Un code de vérification qui se trouve en haut à droite du document qui permet alors de consulter le système d’authentification gratuit mis en place par Infogreffe ;
- Certains Kbis disposent également d’un QR code qui, lorsqu’on le scanne, confirme ou non l’authenticité d’un extrait Kbis en dirigeant vers une page de vérification d’infogreffe ;
- Les attestations sociales de vigilance URSSAF disposent également d’un code permettant de vérifier leur validité. En effet, sur la gauche des attestations URSSAF se trouve un code de sécurité composé de 15 caractères (chiffres et lettres majuscules) qui vous permet de vérifier gratuitement l’authenticité de l’attestation via une saisie sur le site de l’URSSAF.
Les critères à vérifier pour s'assurer de l'authenticité d'un document
Il existe d’autres moyens de détecter un faux documents, notamment en regardant si celui-ci a subi des modifications et en observant si certains critères sont cohérents ou divergent en comparaison d’un document véridique :
- La taille,
- la couleur,
- la police des caractères,
- Les dates de validité,
- et les dates d’émission.
Si vous avez un doute parce que le document n’est pas de bonne qualité ou semble avoir été modifié, n’hésitez pas à demander une version numérique non altérée auprès de votre fournisseur.
Qu'est-ce qu'un faux document, et les sanctions encourues ?
Pour commencer, rappelons la définition d’un faux document, telle qu’elle apparait dans l’article 441-1 du Code Pénal : “Constitue un faux toute altération frauduleuse de la vérité, de nature à causer un préjudice et accomplie par quelque moyen que ce soit, dans un écrit ou tout autre support d’expression de la pensée qui a pour objet ou qui peut avoir pour effet d’établir la preuve d’un droit ou d’un fait ayant des conséquences juridiques”.
À noter que le document peut être aussi aussi bien manuscrit ou dactylographié.
Le délit de faux correspond à l’un des faits suivantes :
- La fabrication d’un document entièrement faux ;
- La modification de certaines parties d’un document ;
- L’imitation d’une signature.
Comment Once For All peut vous aider pour la détection de faux documents ?
La plateforme Once For All permet aux donneurs d’ordres de collecte les documents légaux de leurs sous-traitants.
Once For All effectue des vérifications manuelles et automatiques des documents lors de leur dépôt afin de s’assurer qu’ils soient similaires aux documents attendus.
Si vous souhaitez en savoir plus sur comment Once For All peut vous aider, vous pouvez nous contacter.
