Interview et retour d’expérience de Philippe Mourault, secrétaire général de la société Etablissement Hanny

L’entreprise HANNY est une PME familiale fondée en 1936. Nous sommes 160 salariés et faisons 35M€ de chiffre d’affaires. Notre secteur géographique d’activité est le quart sud-est de l’Ile-de-France et nous construisons dans tous les secteurs d’activités, à l’exception du logement. Contractant général depuis une quinzaine d’années, nous assurons, en plus de la réalisation, la conception et l’exploitation maintenance pour répondre aux attentes de plus en plus fortes de nos maîtres d’ouvrages publics et privés au travers de marchés globaux. Nous sommes dotés d’une usine de préfabrication d’éléments en béton armé, sur un site de 4 hectares implanté à Melun (77), nous permettant également de vendre localement du béton prêt à l’emploi. Parallèlement, nous avons, depuis 1996, une activité de désamiantage constituée de 15 opérateurs.

Nous avons choisi Batis car nous recherchions une solution nous permettant de faire face à différentes attentes et plus particulièrement : Trouver un outil collaboratif pour décloisonner les fonctions et simplifier la gestion administrative des chantiers ; Permettre une gestion électronique des documents dans le cloud ; Ajouter du formalisme dans nos procédures ; Gagner du temps pour le mettre à profit sur des taches à plus fortes valeurs ajoutées.

La Directrice Administrative et financière a effectué une recherche de partenaires pour répondre à ses besoins. Batis est rapidement identifié et préféré pour sa souplesse d'utilisation et son évolutivité. Une équipe regroupant un directeur de projet ainsi que le service juridique établit un cahier des charges et engage une phase de test autour d’un chantier clé. Les équipes de Batis et de Cesam engagent une collaboration étroite et de nombreuses fonctionnalités sont déployées et adaptées pour répondre aux besoins de la société :

- Des adaptations liées à la nature des contrats

-L’ajout du dossier marché en signature électronique

- La capacité de noter les sous-traitants pour évaluation dans l’annuaire de Batis

- La capacité d'émettre des bons de commande

- L’ajout des codes analytiques spécifiques pour le pilotage financier des chantiers

- La capacité de faire des consultations et des autorisations de sous-traitants dans Batis

En premier lieu, la dématérialisation totale des procédures d’agréments de nos sous-traitants et la gestion de leurs contrats (dématérialisation des DC4 avec signatures électroniques chainées du sous-traitant, du titulaire, du MOE et du MOA). Dans les fonctions secondaires, nous utilisons les modules suivants : La gestion documentaire de nos marchés (Notifications, OS, Avenants, FTM, PV) ; La gestion documentaire de nos sous-traitants de premier et second rangs (Documents administratifs, Cautions, PPSPS, visite d’inspections communes, devis, avenants) ;

Comme toute grosse nouveauté, nous avons mis en place une véritable procédure de conduite du changement, en développant la solution par étapes et par services, suivant un planning défini. Dans un premier temps notre service administratif pour les agréments et les contrats, puis le service travaux et enfin le service financier pour l’import des situations de travaux. De par le gain de temps et la fluidité qu’apporte la solution, sa mise en place s’est faite très facilement, car les gens identifiaient tout de suite leur intérêt à utiliser Batis.

Avant tout, l’utilisation de Batis nous apporte un gain de temps conséquent. Après, l’aspect collaboratif de la solution, permet une fluidité et une réactivité accrue chez les différents acteurs. La mauvaise image des contraintes administratives, s’est estompée au profit de l’intérêt et la pertinence des informations partagées.

Non seulement je la recommande, mais je tiens à préciser que plus elle se généralisera, plus nos donneurs d’ordres et maîtres d’œuvres y verront leur intérêt. Je dirai que les premiers ont été un peu bousculés dans leurs procédures papiers ancestrales, mais ils ont très vite compris qu’ils avaient intérêt à privilégier la dématérialisation totale des validations.