Entreprise spécialisée dans les systèmes automatisés pour les bâtiments professionnels, CR SYSTEM intervient principalement dans le domaine de la Gestion Technique du Bâtiment (GTB). Ses équipes conçoivent et pilotent des installations telles que l’éclairage, le chauffage ou encore les équipements techniques, avec un objectif : améliorer le confort des occupants et optimiser la performance énergétique des bâtiments.
Le défi : une gestion administrative complexe et chronophage
Avant de déployer HIVEO du groupe Once For All, la gestion administrative des sous-traitants reposait sur de nombreux échanges par e-mail et sur des fichiers dispersés.
Le suivi des documents de conformité demandait un temps important : relances manuelles, gestion des échéances, contrôle des pièces obligatoires… Autant de tâches qui augmentaient le risque d’oubli et pouvaient avoir un impact direct sur l’activité.
LD
Laura DUFRESNE
Assistante de gestion chez CR SYSTEM
« Le suivi des chantiers pouvait être ralenti. Certaines demandes d’agrément auprès de nos clients ou certains règlements sous-traitants pouvaient être bloqués. »
La solution : centraliser et automatiser le suivi des sous-traitants
Avec Once For All, CR SYSTEM a digitalisé la gestion administrative de ses sous-traitants.
Les équipes bénéficient désormais :
- d'une centralisation de tous les documents de conformité
- de relances automatiques avant expiration des pièces
- d'un suivi clair de la conformité des sous-traitants
- d'un archivage sécurisé des documents jusqu'à 15 ans pour répondre aux obligations de vigilance
L’intégration de la solution s’est effectuée rapidement, sans perturber les processus internes. Les équipes administratives comme opérationnelles disposent aujourd’hui d’un accès simple aux informations nécessaires pour vérifier la conformité des entreprises partenaires.
Les résultats
Grâce à HIVEO du groupe Once For All, CR SYSTEM a pu :
- réduire le temps consacré au suivi administratif des sous-traitants
- sécuriser ses obligations de vigilance
- améliorer la visibilité sur la conformité de ses partenaires
- faciliter le travail des équipes administratives et des équipes travaux
- gagner en sérénité dans la gestion quotidienne des dossiers
