Informations légales

Politique de confidentialité

Qui sommes-nous et portée de cette politique

OFA Group SAS est une filiale de Fortius Bidco Group Ltd et fait partie du groupe de sociétés Once For All. Chacune de leurs entités, ci-après généralement identifiées sous le nom de « la Société », « nous » ou « nos ». La Société souhaites que vous soyez familiarisés avec la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons les données personnelles.

OFA Group SAS (immatriculée le 3 novembre 2021 sous le numéro d'immatriculation 904 892 833 RCS Paris et dont le siège social est 53 RUE DE CHATEAUDUN, 75009 PARIS) est le fournisseur de la Plateforme Onceforall (« la Plateforme ») et des services associés (SaaS) disponible dans l'Espace économique européen et en Suisse. Tous les services fournis via la Plateforme ou autrement disponibles via nos sites Web sont identifiés comme « les Services ».

Fortius Bidco Group Limited est une société constituée et enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro d'entreprise 11409619 et dont le siège social est situé à Midpoint, Alencon Link, Basingstoke, Hampshire, RG21 7PP, également connue sous le nom de Constructionline ou Facilitiesline.

Cette Politique de confidentialité (ci-après « Politique » également appelé « Politique de confidentialité ») explique comment nous traitons les données personnelles lors de l'offre des Services à « l'Acheteur » et/ou au « Fournisseur » (aussi identifié comme « le Client ») et dans nos interactions avec leur personnel autorisé (« les Utilisateurs », « vous »), lors de l'utilisation de nos sites Web actuels et futurs (par exemple https://www2.attestationlegale.fr ; https://onceforall.com ; https://onceforall.fr; https://www.constructionline.co.uk) et notre plateforme Onceforall, accessible via portal.onceforall.com et toute autre future plateforme que nous pourrions développer.

Toutes les références dans la présente Politique à « notre site Web » désignent le site Web fourni et exploité par nous, également appelé « la Plateforme ». Avec les Conditions générales, les Conditions d'utilisation et notre Politique en matière de cookies, cette Politique définit la base sur laquelle vous pouvez utiliser la Plateforme.

Veuillez lire attentivement cette Politique et tout autre Politique de confidentialité que nous pouvons fournir à des occasions spécifiques, car ils sont conçus pour vous aider à comprendre quelles informations nous collectons auprès de vous et à vous concernant, les raisons pour lesquelles nous les collectons, le fondement juridique sur lequel nous basons le traitement et comment nous pouvons les utiliser.

Notre engagement

Nous respectons votre droit à la vie privée et nous nous engageons à le protéger et à respecter la loi applicable en matière de protection des données, notamment le RGPD adopté par l'Union Européenne et le RGPD adopté au Royaume-Uni. Nous prenons au sérieux nos responsabilités en matière de protection des données et de confidentialité.

Nous veillerons toujours à ce que vos données personnelles soit traitées dans le respect des règles de sécurité. Nous serons clairs et ouverts avec vous sur les raisons pour lesquelles nous collectons vos données personnelles et leurs modalités d'utilisation. Lorsque vous avez des choix ou des droits, nous vous les expliquerons et respecterons vos souhaits conformément aux exigences légales.

La Société effectue des traitements de données personnelles lorsqu'elle traite les données de ses employés, clients et prestataires de services et est donc, dans ce cas, responsable du traitement des données fournies directement par les personnes concernées ou collectées via les Sites Internet comme décrit par cette Politique. Cela signifie que, dans ces circonstances, l'entreprise détermine pourquoi ces données sont collectées, comment elles sont collectées, comment ces données seront utilisées et comment elles seront protégées.

Dans le cadre de la fourniture de services délivrés aux Clients à travers la Plateforme, nous sommes sous-traitant au sens du RGPD eu égard au traitement des données que nous effectuons dans le cadre du service que nous fournissons via la Plateforme. Dans ce cas les Clients agissent en qualité de responsable de traitement eu égard au traitement des données et généralement des documents qu'ils soumettent sur la Plateforme.

Nos coordonnées

Si vous souhaitez nous contacter directement, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-après :

• Pour la France : rgpd@onceforall.com – +33 4 72 38 32 58
• Pour l'Allemagne : kontakt.de@onceforall.com – +49 30 20314 199
• Pour la Belgique : support.belgium@onceforall.com – +32 78 48 37 52
• Pour l'Italie : contatto.it@onceforall.com – +39 02 3056 9038
• Pour le Royaume-Uni : E-mail : gdpr@onceforall.com

Délégué à la protection des données (DPD)

Nous avons nommé Alex Hewitt comme notre DPD (aussi appelé DPO). Notre DPO est chargé de superviser les questions liées à cette Politique. Si vous avez des questions sur cette Politique, nos pratiques ou la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez contacter notre DPO à l'adresse rgpd@onceforall.com.

Qu'entend-on nous par données personnelles ?

Les données personnelles, parfois également appelées informations personnelles, sont des informations qui vous identifient en tant qu'individu ou se rapportent à une personne identifiable. Des exemples de données personnelles incluent : votre nom, votre adresse, vos coordonnées bancaires, votre adresse IP (Internet Protocol), votre nom d'utilisateur ou un autre identifiant.

Comment collectons-nous les données personnelles ?

Afin d'administrer, de gérer et de fournir nos produits et Services et/pour gérer notre relation avec vous, nous pouvons collecter et utiliser des données personnelles vous concernant. Les données personnelles que nous collectons à votre sujet dépendront de votre relation avec nous et peuvent provenir de différentes sources, notamment :

Informations que vous nous fournissez directement lorsque vous :

• vous inscrirez sur la Plateforme ou autrement pour recevoir des informations en utilisant nos pages Contactez-nous ;
• remplissez des formulaires ou des enquêtes ;
• interagissez avec la Plateforme ;
• correspondez avec nous par téléphone, email, chat ou autre ;
• faites une demande concernant nos Services ;
• achetez des produits et/ou des services chez nous.

Informations que nous recevons de tiers tels que :

• Données techniques et de l'appareil, par exemple des parties suivantes :
  • des fournisseurs d'analyses tels que Google, Crazy Egg et Hotjar
  • les réseaux publicitaires ;
  • rechercher des fournisseurs d'informations ;
  • les fournisseurs collectant des informations d'enquête, tels que SurveyMonkey
  • les Notice de fournisseurs tels que Trustpilot ;
  • flux de données provenant de sites tiers tels que le registre nationale des entreprises tel qu'Infogreffe en France (au Royaume Unis nommé Companies House / Public Register)
• Données de contact, financières et de transaction provenant de fournisseurs de services techniques, de paiement et de livraison, tels que Stripe et Pay360.
• Informations fournies par les autorités/entités publiques que le Client nous a autorisé à contacter (par exemple URSAFF en France)

Nous devons collecter certaines données personnelles afin de vous fournir les Services. Si vous ne fournissez pas les informations demandées, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les Services, en tout ou en partie.

Les catégories de données personnelles que nous collectons

En fonction de votre relation avec nous, nous pouvons collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

Nous pouvons également collecter, utiliser et partager des données agrégées telles que des données statistiques ou démographiques à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos données personnelles mais ne sont pas considérées comme des données personnelles par la loi car ces données ne révéleront pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons regrouper vos données d'utilisation avec celles de tiers afin de calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique de la Plateforme. Cependant, si nous combinons ou connectons des données agrégées avec vos données personnelles afin qu'elles puissent vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des données personnelles, qui seront utilisées conformément á la présente Politique.

Données personnelles sensibles

Nous ne collectons généralement pas de données personnelles sensibles, y compris des catégories particulières de données, à moins que le client ne nous le demande. Les données de catégorie particulières sont des données personnelles qui nécessitent une protection accrue car elles sont sensibles. Compte tenu de la sensibilité de ces données, nous fournissons une protection spécifique supplémentaire à ces informations lorsque nous les traitons.

Nous pouvons collecter ce type de données personnelles auprès de vous dans le cadre de la fourniture de nos services ou lors de nos interactions avec vous, par exemple lorsque vous nous divulguez volontairement ou vous mettez à disposition des données sensibles sur la plateforme.

Lorsque vous nous contactez par téléphone, nous pouvons procéder à l'enregistrement des appels vocaux en fonction de nos intérêts commerciaux légitimes. Vous êtes systématiquement informé avant le début de l'enregistrement et vous avez la possibilité de vous y opposer.

Les fondements juridiques sur lequel s'appuie le traitement de vos données personnelles

Nous collectons et traitons vos informations personnelles uniquement lorsque et de la manière dont la loi nous le permet ; c'est-à-dire lorsque nous sommes convaincus d'avoir une base légale pour le faire.

Le plus souvent, nous utiliserons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

• Lorsque vous avez donné votre consentement avant que le traitement ait lieu auprès de votre employeur (notre client).
• Lorsque nous devons exécuter un contrat que nous sommes sur le point de conclure ou avons conclu avec le client.
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire ou aider notre client à respecter ses propres obligations légales.
• Lorsque le traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes (ou à ceux d'un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts. Lorsque nous nous appuyons sur cette base juridique, nous prendrons en compte et équilibrerons tout impact potentiel sur vous (à la fois positif et négatif) et sur vos droits en vertu des lois sur la protection des données. Lorsque nous traitons des données personnelles pour notre propre intérêt commercial légitime, nous le faisons afin de gérer notre activité et cela pour vous fournir les meilleurs Services possibles.

Lorsque nous traitons sur la base légale d'un intérêt légitime, nous appliquons les tests suivants pour déterminer si cela est approprié :

• Test de la finalité – existe-t-il un intérêt légitime derrière le traitement ?
• Test de nécessité – le traitement est-il nécessaire à cette fin ?
• Test de mise en balance – l'intérêt légitime est-il ou non supplanté par les intérêts, droits ou libertés de l'individu ?

La Société a évalué ses intérêts légitimes et a constaté que ses activités de traitement de données sont conformes aux attentes des clients et qu'aucun intérêt individuel ne prévaut sur les intérêts d'OFA dans le traitement de vos données comme décrit ci-dessus. OFA a donc conclu qu'elle peut traiter vos données à des fins légitimes pour autant que cela ne porte pas atteinte à vos droits et libertés conformément à la réglementation en vigueur.

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez les fondements juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles :

Si vous souhaitez en savoir plus sur la base juridique sur laquelle nous traitons les données personnelles, veuillez nous contacter. Nos coordonnées sont précisées ci-dessus au paragraphe 3.

Utilisation de vos données pour des raisons ultérieures

Nous n'utiliserons vos données personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons collectées en accord avec cette Politique. Si nous considérions qu'il est nécessaire et permis d'utiliser les données pour une finalité ultérieurs nous nous engageons à ce que celle-ci soit compatible avec la finalité initiale telle que décrite dans cette Politique.

Retrait du consentement

Si le fondement juridique sur lequel est basé le traitement est votre consentement explicite ou implicite, selon la loi applicable, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Si vous nous avez donné votre consentement directement, vous pouvez retirer votre consentement en suivant la procédure de retrait qui vous a été présentée lorsque vous avez donné votre consentement ou en nous contactant en utilisant les coordonnées indiquées au point 3 de cette Politique. Veuillez noter que cela n'affectera pas la licéité du traitement qui a eu lieu avant que vous ne retiriez votre consentement. Lorsque la loi applicable le permet, le retrait de votre consentement n'affectera pas le traitement de vos informations personnelles qui est basé sur toute autre fondement juridique autre que le consentement.

Lorsque vous avez donné votre consentement à votre employeur (notre Client), vous devez contacter directement votre employeur pour pouvoir mettre en œuvre la procédure de retrait du consentement.

Utilisation des données personnelles à des fins de marketing

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous informer de nos Services qui, selon nous, pourraient vous intéresser. Nous pouvons vous contacter par e-mail. Dans tous les cas, nous respecterons vos préférences quant à la manière dont vous souhaiteriez que nous gérions notre activité marketing avec vous.

Pour protéger le droit à la vie privée et garantir que vous contrôlez la façon dont nous gérons le marketing avec vous :

• Nous prendrons des mesures pour limiter le marketing direct à un niveau raisonnable et proportionné et ne vous enverrons que les communications que nous pensons susceptibles de vous intéresser ou de vous intéresser.
• À tout moment, vous pouvez mettre à jour ou corriger votre profil personnel, ou modifier vos préférences quant à la manière dont vous souhaitez que nous communiquions avec vous, y compris la manière dont vous recevez des détails sur les dernières offres ou les mises à jour de notre part.
• Vous pouvez nous demander d'arrêter le marketing direct à tout moment. Vous pouvez nous demander d'arrêter l'envoi d'e-mails marketing, en suivant le lien « désinscription » que vous trouverez sur tous les messages d'e-mail marketing et sur toutes les newsletters en ligne que nous vous envoyons.
• Vous pouvez modifier la façon dont votre navigateur gère les cookies, qui peuvent être utilisés pour diffuser de la publicité en ligne, en consultant notre Politique relatives aux cookies sur nos sites Web.

Partage de vos données personnelles

Dans la mesure où nous agissons en tant que responsable du traitement et que cela est raisonnablement nécessaire afin de nous permettre de vous fournir les Services, nous pouvons être menés á partager les données collectées en ligne avec les fins énoncées dans cette Politique et la loi applicable, notamment :

• aux fins de faciliter et d'améliorer nos Services ;
• pour nous permettre d'exercer et de gérer nos activités commerciales ;
• où nous sommes légalement obligés de partager des informations ;
• si nous pensons que cela est nécessaire pour enquêter, prévenir ou agir concernant des activités illégales, des fraudes ou des situations impliquant des menaces potentielles aux droits ;
• si nous pensons qu'il est nécessaire d'enquêter, de prévenir ou d'agir concernant des situations impliquant un abus de notre infrastructure.

Transferts internationaux de données

En général, nous stockerons vos données personnelles au sein de l'Espace économique européen (« EEE »). Cependant, il peut y avoir des circonstances dans lesquelles nous pouvons envoyer des données personnelles en dehors de l'EEE à d'autres membres du groupe de sociétés Fortius et/ou à d'autres membres du groupe de sociétés Once for All et/ou à des tiers.

D'autres pays en dehors de l'EEE peuvent avoir des lois sur la protection des données différentes, et potentiellement moins protectrices, que les lois de votre propre pays. Nous veillerons à ce que tout transfert de vos données personnelles soit effectué conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Conservation des données personnelles

Sauf autorisation ou exigence contraire de la loi ou de la réglementation applicable, nous conserverons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris afin de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou déclaration.

Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées.

Risques

Malheureusement, le risque de compromission des données personnelles ne peut pas être exclu de manière absolue. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous n'avons aucun contrôle sur ce qui se passe entre votre appareil et les limites de notre infrastructure d'informations.

Chiffrement des données

Toutes les informations que vous nous fournissez sont chiffrées au repos et en transit. Toutes les transactions de paiement gérées par nos prestataires de services sont soumises á chiffrement.

Incidents et violations concernant les données personnelles

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que toute autorité compétente, d'une violation présumée ou matérialisé de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Modifications de vos informations personnelles

Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours de votre relation avec nous.

Cookies et autres technologies de suivi

Chaque fois que vous interagissez avec nos sites Web, nous pouvons collecter automatiquement des informations personnelles, y compris des données techniques qui comprendront des données sur votre appareil, vos actions et habitudes de navigation, le contenu et les données d'utilisation.

Sites Web tiers, plugins et services

Nos sites Web et la Plateforme peuvent contenir des liens vers des sites Web et des plugins tiers. Si vous choisissez d'utiliser ces sites Web, plugins ou services, vous pouvez divulguer vos informations à ces tiers.

Utilisation de notre site Internet / Plateforme par des mineurs

Nous ne ciblons pas les enfants, et nos sites Web et la Plateforme ne sont pas destinés à attirer les enfants. Les mineurs doivent obtenir le consentement explicite de leurs parents ou tuteurs légaux avant d'accéder ou de fournir des données personnelles.

Vos droits en matière de protection des données

En vertu de la loi sur la protection des données, vous disposez de certains droits concernant vos données personnelles :

Comment présenter une plainte ?

Si vous avez des inquiétudes concernant notre utilisation de vos données personnelles, nous espérons pouvoir résoudre toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir concernant notre traitement de vos données personnelles et vous demandons de nous contacter en premier lieu via les coordonnées indiquées sous paragraphe 3 de cette Politique.

Vous pouvez à tout moment, contacter les autorités de contrôle compétentes.

Pour la Belgique

L'Autorité de Protection des Données (APD). Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données personnelles ou si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à votre réclamation, utilisez les coordonnées ci-dessous :

• Site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be
• Adresse :
  Autorité de Protection des Données
  Rue de la Presse, 35
  1000 Bruxelles
• Téléphone : +32 (0)2 274 48 00