Simplifiez le partage de vos documents avec Once For All
Le partage de vos documents avec vos donneurs d'ordres est essentiel pour garantir votre conformité, valoriser vos compétences, et simplifier vos démarches administratives. Avec Once For All, centralisez et partagez facilement vos documents en toute sécurité.
Une solution adaptée à tous vos types de documents
Documents de conformité
Documents métier
Qualifications ou capacités
Autres documents
Les risques liés au partage de documents
| Risque | Solution avec Once For All |
|---|---|
| Fournir un document expiré → Retard dans l’approbation des contrats. | Rappels automatiques avant l’expiration pour soumettre des documents toujours valides. |
| Attestation de vigilance sociale manquante → Perte de confiance des clients et demande de mise à jour urgente. | Vérification en temps réel pour garantir des documents valides et partagés instantanément. |
| Documents éparpillés dans plusieurs dossiers (physiques & numériques) → Perte de temps, erreurs et difficultés à retrouver les fichiers. | Stockage centralisé – Tous vos documents de conformité réunis sur une plateforme sécurisée, accessible à tout moment. |
| Oubli des renouvellements → Suspension de contrat et pénalités. | Rappels intelligents et automatisation pour ne jamais manquer une échéance. |
| Collecte et soumission manuelles des documents → Ralentissement des processus de contrat et augmentation des erreurs. | Mandats de collecte et de diffusion automatiques pour récupérer et partager les documents avec vos clients. |
| Documents de conformité refusés par les clients → Impact négatif sur la crédibilité et retard des contrats. | Documents pré-vérifiés – Notre équipe contrôle vos documents avant soumission pour éviter les rejets. |
| Opportunités perdues à cause de problèmes de conformité → Moins d’appels d’offres gagnés. | Dossier toujours à jour et conformité validée pour répondre plus vite et décrocher plus de contrats. |
Pourquoi choisir Once For All ?
Une solution innovante pour simplifier vos échanges documentaires
Gagnez du temps
Centralisez vos documents sur une seule plateforme.
Assurez votre conformité
Accédez à des outils performants pour répondre aux exigences réglementaires.
Valorisez votre expertise
Mettez en avant vos qualifications, capacités et savoir-faire pour attirer de nouveaux partenaires.
Témoignages Clients
« Bouygues Bâtiment m’a contacté via « Bâtisseur de relations », solution de sourcing de chantiers et de prestataires pour un chantier. Je pensais que c’était une plaisanterie mais désormais ce contrat représente 20% de mon chiffre d’affaires et je travaille avec eux de façon très régulière et j’en suis ravie. Les solutions nous permettent de créer du business avec des clients avec lesquels on n’aurait jamais imaginé pouvoir travailler. »
Hakima OUALID
co-gérante ABMR menuiseries, installateur de produits finis en menuiserie intérieure et extérieure,
« L'utilisation de la plateforme est très facile et la gestion documentaire de toutes les filiales via un accès multicomptes me fait gagner un temps considérable ! »
Sophie Mazuret
Entreprise GSF, spécialisée dans les services de propreté et acteur multiservices.
« Les solutions du groupe Once For All correspondent à nos besoins et nous aident au quotidien. De plus, nous apprécions de pouvoir participer à des ateliers de co-construction car nos demandes sont a priori bien prises en compte. C'est super de pouvoir influer les développements des outils de la filière ! »
Armand GOURGEON
Directeur des Achats – GA Smart Building
« L’agence Nexity de Lyon s’appuie sur le Module Opération de Once For All pour suivre la conformité des entreprises avec lesquelles elle travaille, récupérer leurs pièces justificatives, les mettre à jour régulièrement et pour les relancer si nécessaire. Nexity Lyon a ainsi un panel de fournisseurs à jour et peut rapidement transmettre les éléments à l’inspection du travail en cas de contrôle. »
Julie Ybanez
Prêt à vous lancer ?
★★★★★ Les acteurs du BTP qui nous font confiance
Questions fréquentes
Pourquoi dois-je demander des documents légaux à mon sous-traitant en tant que donneur d'ordres ?
- Lutter contre le travail illégal
- Garantir la sécurité sur les chantiers
- Éviter les sanctions financières et pénales
- Protéger votre réputation et celle de votre entreprise.
Pourquoi dois-je fournir des documents à un donneur d’ordres pour travailler avec lui ?
En tant que prestataire ou sous-traitant, fournir ces documents est essentiel pour :
- Prouver votre professionnalisme et votre fiabilité
- Respecter les obligations légales du secteur
- Accéder à de nouveaux marchés et opportunités
- Établir une relation de confiance avec vos clients.
Pourquoi utiliser l'IA ?
En automatisant les tâches répétitives comme la lecture et l’extraction d’informations des documents qui leur sont soumis, nous permettons à nos experts de se concentrer sur leur cœur de métier : l’analyse approfondie et la validation documentaire.
L’intégration progressive de l’IA fait partie de l’évolution de nos services : les services de conformité (collecte, vérification, etc) ne s’en trouvent pas affectés.
Quelles technologies utilisons-nous pour la vérification par IA, et comment ?
Nous adoptons une approche pragmatique, en utilisant les technologies d’IA seulement lorsqu’elles apportent une réelle valeur ajoutée :
- La reconnaissance optique de caractères (OCR) : Cette technologie, qui existe depuis plusieurs décennies, permet d’extraire le texte d’un document lorsque celui-ci est sous forme numérisée (scan, photo) ou s’il contient des éléments manuscrits. Cette étape est indispensable pour permettre ensuite l’extraction des données proprement dite.
- Les modèles de traitement du langage : il s’agit ici des « IA génératives », c’est-à-dire des outils informatiques capables d’analyser un texte et de générer un texte qui y répond1. Ces modèles sont particulièrement adaptés aux documents rédigés en langage naturel. Ils sont en mesure d’en extraire les informations pertinentes, même si elles sont exprimées de manière très variable d’un document à l’autre (termes employés, emplacement…). Par exemple : dans une attestation d’assurance, les exclusions du contrat ; dans un IBAN, le nom du titulaire du compte, etc.
Pour les documents structurés, comme les attestations et formulaires standardisés qui adoptent toujours le même format, nous privilégions des méthodes classiques de recherche textuelle, plus simples et tout aussi efficaces dans ce contexte.
Comment garantissons-nous la fiabilité des informations extraites ?
La fiabilité de l’analyse et la sécurité des données sont au cœur de notre approche :
- Nos données sont hébergées sur des serveurs Microsoft Azure situés en France, et sont traitées (sans enregistrement) sur des serveurs situés en Europe.
- Nous utilisons des outils basés sur des technologies les plus matures possibles, aux limitations dûment identifiées, et pratiquons une veille technique continue pour toujours utiliser ceux présentant à date le meilleur rapport efficacité / fiabilité / sécurité.
- Chaque information extraite par l’IA fait l’objet de contrôles visant à s’assurer qu’elle est bien présente dans le document d’origine. Il s’agit ici de limiter au maximum le risque d’« hallucination » inhérent aux modèles génératifs (bien qu’il diminue avec chaque nouvelle génération de modèles), et qui fait l’objet de notre particulière vigilance.
- L’efficacité de nos systèmes d’extraction de données est méticuleusement testée, dès les premières étapes de leur conception et tout au long de leur utilisation, par une analyse régulière des résultats (comparaison entre les données extraites et les données validées par nos équipes).
- Enfin et surtout, nos équipes de vérification restent maîtresses dans leur rôle d’expertise et de contrôle, et ont seules l’entier pouvoir de validation. L’IA est là pour les assister, non pour les remplacer.
Quel impact sur l'environnement ?
Les nouvelles technologies d’intelligence artificielles créent de nombreux enjeux, parmi lesquels le bilan carbone n’est pas le moindre. Recourir à des serveurs situés en France, l’un des pays au monde où l’électricité est la plus décarbonée, permet aussi de limiter l’impact de l’utilisation de l’IA sur notre environnement.
