Pionnières et engagées dans le développement de Demande d’Agrément depuis sa création, nous avons eu la chance de rencontrer Edwige DE PALMAERT et Jessica SANTA MARINHA du groupe GA Smart Building.
Elles nous livrent avec authenticité leur vision du travail collaboratif et de l’innovation au sein de groupe GA, et comment la solution Demande d’Agrément simplifie leur quotidien dans l’agrément de leurs sous-traitants.
GA Smart Building témoigne : que penser de la solution Demande d'Agrément de Once For All ?
Jessica Santa Marinha : Bonjour je m’appelle Jessica, je suis technicienne achats pour le groupe GA. Au quotidien j’établis les commandes de fournitures et de prestations des différents services du Groupe, je suis en charge de la partie administrative des chantiers et je gère le suivi des accords cadre. Je participe au déploiement et à l’accompagnement des collaborateurs pour la dématérialisation et digitalisation des commandes, contrats et demandes d’agrément.
Le groupe GA est un promoteur et constructeur immobilier spécialisé dans le tertiaire, c’est-à-dire la construction de bâtiments de bureaux d’entreprise et de logistique. Créée en 1875, nous avons aujourd’hui 12 filiales à travers le France, 8 usines de fabrication (préfa béton / MEXT / MTA / Bois) et 750 salariés.
Edwige de Palmaert : Directrice achats du groupe GA depuis mars 2018.
Dans la vie, mes passions sont les achats, le management et tout ce qui touche au collaboratif et au participatif. C’est dans mon ADN, je pense que rien n’est impossible et que l’on peut tout construire ensemble. Il faut juste lever les barrières.
Au quotidien, je sais que tout ce que je construis aujourd’hui aura un impact très fort pour demain. J’essaye d’apporter cette vision à mon équipe.
JSM : Parmi nos réalisations emblématiques on peut citer le projet Amazon à Brétigny-sur-Orge, le campus Thales à Mérignac et ou encore le Crédit Agricole de Toulouse.
EDP : La chose dont je suis vraiment très fière chez GA c’est mon équipe et ce que l’on construit ensemble.
La digitalisation est-elle un enjeu majeur chez GA Smart Building ?
JSM : Oui tout à fait, la digitalisation est un enjeu important chez GA.
Par exemple, nous travaillons avec la solution Attestation Légale depuis plusieurs années déjà pour la conformité de nos sous-traitants et pour collecter leurs documents. Pour simplifier encore plus la gestion administrative de nos sous-traitants et leur agrément, la solution Demande d’Agrément de Once For All s’inscrivait comme une suite logique de digitalisation.
En parallèle, la crise de la Covid-19 a bien évidemment fait accélérer les choses, nous nous sommes tous rendus compte de l’importance de la digitalisation aujourd’hui.
Vous avez été parmi les premiers à adopter la solution Demande d’Agrément de Once For All. Qu’est-ce qui vous a convaincues de vous lancer en tant que pionnières de cet outil ?
EDP : L’idée principale est de ne plus avoir de trains de retard mais d’avoir surtout un train d’avance.
Ensuite, c’est l’aspect communauté et collaboratif qui m’a séduite. Aujourd’hui, on ne peut pas espérer transformer la filière BTP-Construction sans faire bouger les choses, et pour faire bouger les choses, il faut être nombreux.
Puis il faut dire que je suis joueuse, j’aime prendre des risques. Jessica est une excellente joueuse également, et si je ne l’avais pas eu à mes côtés, j’aurais surement été un peu plus en retrait.
JSM : Pour compléter les propos d’Edwige, notre manière de travailler n’est pas pérenne dans le temps. Par exemple, nos documents de sous-traitance ne sont pas sauvegardés. Demande d’Agrément permet de sécuriser nos demandes d’agrément et surtout de pouvoir les sauvegarder pendant 10 ans, c’est un vrai plus !
EDP : Être pionnier est une aventure riche, pertinente, où l’on apprend beaucoup. L’idée est de faire partie des précurseurs, dans un secteur du BTP qui pâtit d’une image très vieille école.
Il y a beaucoup de tâches fastidieuses dans une entreprise qui n’ont pas de valeur ajoutée et qui sont énergivores en termes de temps et de ressources. A partir du moment où ça ne touche pas à notre stratégie d’entreprise, je pense que ces tâches peuvent être externalisées dans des startups. A mon sens, c’est le cas de la gestion des agréments de nos sous-traitants.
En plus de tout ça, Demande d’Agrément de Once For All donne à GA plus de visibilité, l’image d’une entreprise qui agit et qui sait se moderniser.
Jessica, en tant qu’utilisatrice, quel rôle avez-vous sur la plateforme Demande d’Agrément de Once For All ?
JSM : Je crée les opérations et les demandes d’agrément de nos sous-traitants. En tant qu’entreprise générale, je vérifie que tout soit conforme au niveau des documents légaux avant de pouvoir signer.
JSM : La création d’une demande d’agrément sur votre plateforme est très simple et rapide. La plateforme est simple à comprendre, ergonomique et très facile d’utilisation. C’est exactement ce qu’il nous faut ! Je ne dirais pas que Demande d’Agrément a transformé nos habitudes car nous n’avons pas gagné de temps par rapport à notre ancienne manière de procéder.
Avant chaque demande d’agrément, je me rends sur Attestation Légale pour consulter le Quitus Légal (synthèse du dossier administratif d’un sous-traitant) est ainsi vérifier s’il est valide. Si les informations sont à jour, je créé ensuite la demande d’agrément grâce à la solution Once For All dédiée.
En revanche, si l’on ne gagne pas un temps considérable au moment de la rédaction de la demande, Demande d’Agrément permet de constituer et conserver un dossier d’agrément en ligne que je peux retrouver facilement. Je gagnerai, ainsi, un temps précieux lorsque j’aurai besoin de ces éléments dans le futur.
EDP : Effectivement, nous gagnons en suivi des dossiers et en rapidité d’exécution.
Il faut souligner que le fait d’être pionnier peut être compliqué car il faut convaincre nos interlocuteurs de l’intérêt d’une telle solution, faire changer les habitudes n’est pas une tâche aisée.
Vous n’en êtes qu’aux débuts de la solution Demande d’Agrément et il y a forcément des petits bugs ou des petits ajustements à faire, c’est normal. Heureusement, Jessica est très ouverte d’esprit pour être bêta-testeuse et mine de rien, Demande d’Agrément évolue vite. Jessica fait souvent remonter des petites choses à Mathieu notre interlocuteur chez Once For All, qui prend vraiment en compte nos remarques. Encore une fois, le fait qu’il y ait cet effet « communauté » a un impact énorme.
Le flocon de neige va devenir un vrai bonhomme de neige.
Selon vous, quelles fonctionnalités sur la plateforme mériteraient d’être créées ou améliorées ?
EDP : Le fait qu’on puisse intégrer les sous-traitants de rang 2 est vraiment un point positif. Nous n’aurions pas intégré certaines grosses opérations sur Demande d’Agrément s’il n’y avait pas eu cette fonctionnalité.
Chez GA, nous demandons à tous nos sous-traitants qui doivent se faire agréer, d’être inscrits sur la plateforme Attestation Légale. C’est un préalable obligatoire qui nous assure de la conformité des documents administratifs de nos intervenants.
JSM : Voici quelques fonctionnalités qui pourraient améliorer notre expérience sur Demande d’Agrément :
- Un export des demandes d’agrément pour voir en un coup d’œil les demandes déjà signées ou en attente. Cela permettrait aux ingénieurs travaux, quand ils sont en rendez-vous avec le maître d’ouvrage, de constater rapidement l’état d’avancement des signatures des différentes demandes d’agrément.
- L’agrément des sociétés étrangères également. Nous avons eu un cas dernièrement avec une société portugaise. Pour le moment, nous ne pouvons pas l’agréer via Demande d’Agrément.
- Recevoir un mail pour pré-valider le sous-traitant de second rang afin de procéder à la vérification des documents, avant que le sous-traitant de rang 2 ne puisse signer. Nous garderions ainsi la main sur les demandes d’agrément sans risque de voir des documents invalides.
- Mettre en place les rôles des signataires afin que les personnes non concernées par l’opération ne reçoivent pas de notifications intempestives.
Pourquoi recommanderiez-vous Demande d’Agrément à vos confrères ?
JSM : En 3 mots : simplicité, fiabilité et un accompagnement sans faille. Mathieu est très présent pour nous, il nous accompagne vraiment beaucoup. C’est une force chez Demande d’Agrément, on ne se sent pas du tout abandonné, c’est très appréciable.
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