Tout savoir sur les documents de conformité

Vos documents de conformité sont essentiels pour établir une relation de confiance avec les donneurs d’ordres, qui sont soumis à l’obligation de vigilance.

Pourquoi les documents de conformité sont essentiels ?

Les documents de conformité, parfois appelés documents légaux ou documents administratifs, permettent aux prestataires de prouver qu’ils respectent leurs obligations administratives et légales, assurant ainsi une relation de confiance avec leurs donneurs d’ordres.

Ces documents sont obligatoires dans le cadre de l’obligation de vigilance, instaurée par la loi n°2017-399 relative au travail dissimulé. Ils doivent être fournis par les entreprises dès lors que le montant des travaux ou des services dépasse 5 000 € HT cumulés sur l’année.

Les documents de conformité jouent un rôle clé pour :

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Assurer la conformité légale

Anticipez les risques de sanctions et garantissez la conformité de votre activité avec les lois en vigueur.
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Renforcer la crédibilité

Faite de votre conformité un gage de confiance auprès des clients et partenaires.
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Accélérer les processus contractuels

Simplifiez vos démarches administratives et évitez les retards.

Récapitulatif des documents de conformité

Les entreprises prestataires doivent obligatoirement délivrer ces 3 documents pour prouver leur conformité :
  • Un justificatif d’immatriculation (extrait Kbis ou RNE).
  • Une attestation sociale de vigilance.
  • Une liste nominative des salariés étrangers.
Nom du documentDescriptionOrganisme émetteurDurée de validité
Attestation sociale de vigilancePermet à vos clients de vérifier que vous respectez vos obligations de paiement de vos cotisations sociales. URSSAF6 mois
Extrait KbisProuve que votre entreprise est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Greffe du tribunal de commerceRenouvellement recommandé tous les 3 mois
Extrait RNEAtteste votre immatriculation et comprend l’ensemble des informations relatives à votre activité inscrites au Registre national des entreprises (RNE).INPIRenouvellement recommandé tous les 3 mois
Liste nominative des salariés étrangersAtteste sur l’honneur que vos salariés étrangers sont soumis à une autorisation de travail en France.à rédiger à partir du registre unique du personnel1 an

Il vous manque l’un de ces documents ?

On s’en occupe pour vous !
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Risques de Conformité face aux solutions Once For All

RisqueSolution avec Once For All
Fournir un extrait Kbis expiré
→ Retard dans l’approbation des contrats.
Rappels automatiques avant l’expiration pour soumettre des documents toujours valides.
Attestation de vigilance sociale manquante
→ Perte de confiance des clients et demande de mise à jour urgente.
Vérification en temps réel pour garantir des documents valides et partagés instantanément.
Documents éparpillés dans plusieurs dossiers (physiques & numériques)
→ Perte de temps, erreurs et difficultés à retrouver les fichiers.
Stockage centralisé – Tous vos documents de conformité réunis sur une plateforme sécurisée, accessible à tout moment.
Oubli des renouvellements
→ Suspension de contrat et pénalités.
Rappels intelligents et automatisation pour ne jamais manquer une échéance.
Collecte et soumission manuelles des documents
→ Ralentissement des processus de contrat et augmentation des erreurs.
Mandats de collecte et de diffusion automatiques pour récupérer et partager les documents avec vos clients.
Documents de conformité refusés par les clients
→ Impact négatif sur la crédibilité et retard des contrats.
Documents pré-vérifiés – Notre équipe contrôle vos documents avant soumission pour éviter les rejets.
Opportunités perdues à cause de problèmes de conformité
→ Moins d’appels d’offres gagnés.
Dossier toujours à jour et conformité validée pour répondre plus vite et décrocher plus de contrats.

Les atouts pour les donneurs d’ordres

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Vérification rapide de la conformité fournisseurs

Garantir des documents valides et actualisés pour garantir le respect des réglementations en vigueur sur les projets.
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Minimisation des risques

Se parer contre d’éventuels litiges ou sanctions liés à un manquement de leurs prestataires.
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Simplicité des échanges

Accéder de manière fluide et rapide aux documents leur permet de gagner du temps et d’optimiser leurs processus internes.

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Questions fréquentes sur les documents de conformité

Pourquoi dois-je demander des documents légaux à mon sous-traitant en tant que donneur d'ordres ?

En tant que donneur d’ordres, vous êtes légalement responsable de vérifier la conformité de vos sous-traitants. Cette obligation vise à :
  • Lutter contre le travail illégal
  • Garantir la sécurité sur les chantiers
  • Éviter les sanctions financières et pénales
  • Protéger votre réputation et celle de votre entreprise.
En tant que prestataire ou sous-traitant, fournir ces documents est essentiel pour :
  • Prouver votre professionnalisme et votre fiabilité
  • Respecter les obligations légales du secteur
  • Accéder à de nouveaux marchés et opportunités
  • Établir une relation de confiance avec vos clients.