Tout savoir sur les documents de conformité
Vos documents de conformité sont essentiels pour établir une relation de confiance avec les donneurs d’ordres, qui sont soumis à l’obligation de vigilance.
Pourquoi les documents de conformité sont essentiels ?
Ces documents sont obligatoires dans le cadre de l’obligation de vigilance, instaurée par la loi n°2017-399 relative au travail dissimulé. Ils doivent être fournis par les entreprises dès lors que le montant des travaux ou des services dépasse 5 000 € HT cumulés sur l’année.
Les documents de conformité jouent un rôle clé pour :
Assurer la conformité légale
Renforcer la crédibilité
Accélérer les processus contractuels
Simplifiez vos démarches administratives et évitez les retards.
Récapitulatif des documents de conformité
- Un justificatif d’immatriculation (extrait Kbis ou RNE).
- Une attestation sociale de vigilance.
- Une liste nominative des salariés étrangers.
| Nom du document | Description | Organisme émetteur | Durée de validité |
|---|---|---|---|
| Attestation sociale de vigilance | Permet à vos clients de vérifier que vous respectez vos obligations de paiement de vos cotisations sociales. | URSSAF | 6 mois |
| Extrait Kbis | Prouve que votre entreprise est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). | Greffe du tribunal de commerce | Renouvellement recommandé tous les 3 mois |
| Extrait RNE | Atteste votre immatriculation et comprend l’ensemble des informations relatives à votre activité inscrites au Registre national des entreprises (RNE). | INPI | Renouvellement recommandé tous les 3 mois |
| Liste nominative des salariés étrangers | Atteste sur l’honneur que vos salariés étrangers sont soumis à une autorisation de travail en France. | à rédiger à partir du registre unique du personnel | 1 an |
Risques de Conformité face aux solutions Once For All
| Risque | Solution avec Once For All |
|---|---|
| Fournir un extrait Kbis expiré → Retard dans l’approbation des contrats. | Rappels automatiques avant l’expiration pour soumettre des documents toujours valides. |
| Attestation de vigilance sociale manquante → Perte de confiance des clients et demande de mise à jour urgente. | Vérification en temps réel pour garantir des documents valides et partagés instantanément. |
| Documents éparpillés dans plusieurs dossiers (physiques & numériques) → Perte de temps, erreurs et difficultés à retrouver les fichiers. | Stockage centralisé – Tous vos documents de conformité réunis sur une plateforme sécurisée, accessible à tout moment. |
| Oubli des renouvellements → Suspension de contrat et pénalités. | Rappels intelligents et automatisation pour ne jamais manquer une échéance. |
| Collecte et soumission manuelles des documents → Ralentissement des processus de contrat et augmentation des erreurs. | Mandats de collecte et de diffusion automatiques pour récupérer et partager les documents avec vos clients. |
| Documents de conformité refusés par les clients → Impact négatif sur la crédibilité et retard des contrats. | Documents pré-vérifiés – Notre équipe contrôle vos documents avant soumission pour éviter les rejets. |
| Opportunités perdues à cause de problèmes de conformité → Moins d’appels d’offres gagnés. | Dossier toujours à jour et conformité validée pour répondre plus vite et décrocher plus de contrats. |
Les atouts pour les donneurs d’ordres
Vérification rapide de la conformité fournisseurs
Minimisation des risques
Simplicité des échanges
Accéder de manière fluide et rapide aux documents leur permet de gagner du temps et d’optimiser leurs processus internes.
Témoignages clients
« Bouygues Bâtiment m’a contacté via « Bâtisseur de relations », solution de sourcing de chantiers et de prestataires pour un chantier. Je pensais que c’était une plaisanterie mais désormais ce contrat représente 20% de mon chiffre d’affaires et je travaille avec eux de façon très régulière et j’en suis ravie. Les solutions nous permettent de créer du business avec des clients avec lesquels on n’aurait jamais imaginé pouvoir travailler. »
Hakima OUALID
co-gérante ABMR menuiseries, installateur de produits finis en menuiserie intérieure et extérieure,
« L'utilisation de la plateforme est très facile et la gestion documentaire de toutes les filiales via un accès multicomptes me fait gagner un temps considérable ! »
Sophie Mazuret
Entreprise GSF, spécialisée dans les services de propreté et acteur multiservices.
« Les solutions du groupe Once For All correspondent à nos besoins et nous aident au quotidien. De plus, nous apprécions de pouvoir participer à des ateliers de co-construction car nos demandes sont a priori bien prises en compte. C'est super de pouvoir influer les développements des outils de la filière ! »
Armand GOURGEON
Directeur des Achats – GA Smart Building
« L’agence Nexity de Lyon s’appuie sur le Module Opération de Once For All pour suivre la conformité des entreprises avec lesquelles elle travaille, récupérer leurs pièces justificatives, les mettre à jour régulièrement et pour les relancer si nécessaire. Nexity Lyon a ainsi un panel de fournisseurs à jour et peut rapidement transmettre les éléments à l’inspection du travail en cas de contrôle. »
Julie Ybanez
Assistante technique en maîtrise d’œuvre externe chez Nexity Lyon, promoteur immobilier français
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Questions fréquentes sur les documents de conformité
Pourquoi dois-je demander des documents légaux à mon sous-traitant en tant que donneur d'ordres ?
- Lutter contre le travail illégal
- Garantir la sécurité sur les chantiers
- Éviter les sanctions financières et pénales
- Protéger votre réputation et celle de votre entreprise.
Pourquoi dois-je fournir des documents à un donneur d’ordres pour travailler avec lui ?
- Prouver votre professionnalisme et votre fiabilité
- Respecter les obligations légales du secteur
- Accéder à de nouveaux marchés et opportunités
- Établir une relation de confiance avec vos clients.
