Maîtrise technique solide, partenaires fiables, capacité à piloter des projets d’envergure : autant d’éléments qui caractérisent une entreprise générale performante. Toutefois, en dépit de cette façade avenante, un talon d’Achille peut se dissimuler : la conformité réglementaire.
Souvent considérée comme un simple sujet administratif, cet élément est en réalité un véritable maillon critique de la chaîne de production. Pouvant entraîner des conséquences juridiques, financières et organisationnelles parfois lourdes, la conformité réglementaire doit être prise au sérieux dès que faire se peut.
Pourquoi les entreprises négligent-elles la conformité réglementaire ?
Souvent négligée dans les processus internes, la conformité réglementaire relève pourtant d’une importance stratégique. Pourquoi les entreprises générales sous-estiment cette problématique, découlant sur des conséquences concrètes pour leur notoriété et leur santé financière ?
Une tâche trop administrative et peu stratégique, vraiment ?
Souvent cantonnée à des rôles de support dans la plupart des entreprises générales, la gestion documentaire est d’ordinaire gérée par des profils administratifs. Si ceux-ci sont au plus près des équipes chantiers, le traitement réservé à ce maillon essentiel de l’entreprise manque généralement de reconnaissance stratégique, ou de pilotage globale.
Ainsi, davantage que l’anticipation, c’est bien la réaction qui caractérise le travail effectué sur la conformité réglementaire. Un aspect qui révèle une absence de structuration claire, où la collecte, la vérification et la mise à jour des documents indispensables, tels que le Kbis, les attestations fiscales et tant d’autres, sont subies plutôt que maîtrisées.
La conformité : une complexité croissante, en raison d'intervenants multiples
Un seul chantier d’entreprise générale peut mobiliser des dizaines, voire plusieurs centaines d’intervenants. C’est là l’un des éléments complexifiant la conformité réglementaire, et pouvant en faire l’un des talons d’Achille silencieux pour qui en a la responsabilité : pour chaque intervenant, il est nécessaire de gérer une multiplicité de documents spécifiques, parfois temporaires, selon des échéances variables.
Sans compter que les formats de ces pièces administratives sont souvent hétérogènes, qu’elles sont dotées d’exigences contractuelles particulières, et que les plateformes permettant de les obtenir sont nombreuses.
Ainsi, pour une entreprise générale, plus le projet est ambitieux, davantage le risque documentaire augmente. Au-delà d’une exception, la non conformité devient alors une probabilité statistique.
Quels sont les risques invisibles, mais bien réels ?
Ayant la capacité à passer inaperçue jusqu’à ce qu’elle explose au moment déterminant, la non conformité est une menace conséquente pour toute entreprise générale n’ayant pas établi de plan en amont afin de s’en occuper. Il suffit d’un document expiré, d’une pièce manquante, voire d’une déclaration non conforme pour que la société responsable de l’administratif s’expose à :
- un marché auquel l’entreprise générale ne pourra pas répondre ;
- un prestataire sélectionné qui ne pourra intervenir sur le chantier prévu ;
- un redressement de l’URSSAF ;
- voire une suspension de paiement du donneur d’ordre.
Souvent invisible pour les entreprises générales n’ayant pas anticipé les risques dus à la non conformité documentaire, la menace en résultat peut avoir des répercussions immédiates, et conséquentes.
Quelles sont les conséquences sur le terrain de la non conformité documentaire ?
Opérationnel, juridique, crédibilité : les effets de ce talon d’Achille silencieux pour les entreprises générales se font ressentir dans plusieurs domaines. Quelles sont les conséquences de la conformité documentaire, souvent considérée comme trop abstraite ou purement administrative ?
Opérationnel : des chantiers bloqués pour des motifs administratifs
Un sous-traitant se voit refuser l’accès à un chantier faute d’assurance valide ? Un simple oubli de relance ralentit plusieurs chantiers ? Voilà le type d’impacts que possède la conformité documentaire sur votre fluidité opérationnelle.
En ne l’anticipant pas suffisamment, les dysfonctionnements opérationnels qu’elle provoque sont conséquents, allant de la perturbation des plannings aux retards d’approvisionnements, tout en générant une tension inutile entre les équipes travaux et administratives.
Juridique : la fragilisation de la chaîne de responsabilité
Une absence de pièces justificatives à jour en cas d’accident, de contentieux ou d’audit peut avoir des conséquences importantes pour une entreprise générale. En tant que donneur d’ordre, c’est sa responsabilité qui sera mise en cause.
Il s’agit là d’un des éléments essentiels de la solidarité dans le BTP, concrétisée à travers le code du travail ou le code de la sécurité sociale notamment. Elle rend l’entreprise générale juridiquement exposée dès lors qu’elle ne peut démontrer le respect des obligations réglementaires de ses partenaires.
Notoriété : l'effet boomerang dû à la non conformité documentaire
L’opérationnel et le juridique ne sont pas les seuls secteurs à être fragilisé par la non-conformité documentaire. Celle-ci nuit également à l’image de fiabilité d’une entreprise générale, et peut endommager les relations liées avec les donneurs d’ordre, les maîtres d’œuvre, les financeurs, voire les sous-traitants
Comment remédier à votre talon d'Achille silencieux, la conformité documentaire ?
Mieux répartir les responsabilités ou digitaliser les documents ne suffit pas pour privilégier une approche proactive de la conformité, et non plus réactive. Il est également crucial de s’appuyer sur des standards communs à toute la filière, facilitant et allégeant la charge administrative pour toutes les parties impliquées.
Centralisez et digitalisez votre gestion documentaire
Des solutions numériques permettent aujourd’hui de centraliser tous les documents fournisseurs, sous-traitants ou partenaires, avec des rappels automatiques, des vérifications en temps réel, et des accès multi-profils.
C’est le cas avec la solution Once For All, vous permettant de :
- gagner un temps considérable en coordination ;
- éviter les relances manuelles ;
- anticiper les échéances critiques, pour toujours être conforme, à tout moment.
Faites de la conformité documentaire une responsabilité transverse
Une véritable culture partagée doit encadrer la conformité documentaire. Celle-ci ne doit pas seulement être vue comme une simple strictement administrative, mais véritablement impliquer :
- les achats, de la sélection à la contractualisation ;
- les responsabilités au niveau juridique ;
- la QSE (Qualité-Service-Environnement), prenant en compte les certificats, les assurances, etc…) ;
- les RH (main d’œuvre et sous-traitance) ;
- les conducteurs de travaux.
Standards et mutualisation sectorielle : tirez parti des avantages Once For All
La marque historique du groupe Once For All, Attestation Légale, offre une solution fiable, collaborative et reconnue par l’ensemble de la chaîne pour remédier à la non conformité documentaire, véritable talon d’Achille silencieux des entreprises générales.
En mutualisant les documents émis par différentes parties, elle permet notamment de réduire :
- les doublons de collecte ;
- les erreurs de saisie ;
- la charge administrative, aussi bien pour les donneurs d’ordre que les sous-traitants.
