Une entreprise qui a souscrit à Hiveo avec l’intégration de leur logiciel métier GIMI. L’objectif est d’avoir un suivi complet de leurs fournisseurs grâce à cette intégration.
Pouvez-vous me dire quelques mots sur Maisons MTB mais aussi sur votre rôle ?
Maisons MTB est une entreprise familiale de construction de maisons individuelles. Créée en 1985, nous intervenons sur les départements 35,56 et 44 et nous réalisons environ 200 maisons personnalisées par an. Nous pouvons également travailler sur des projets de rénovation et d’extension.
Personnellement, je suis en charge des services RH et administratif. Mes collaborateurs et moi-même travaillons en partenariat avec le service exploitation notamment sur toute la partie administrative liée à la collaboration avec nos différents sous-traitants.
Dans quel contexte avez-vous connu Hiveo ?
HIVEO nous a été présenté par l’entreprise EURICIEL, société avec qui nous travaillons depuis 8 ans puisque nous utilisons leur logiciel spécialisé dans le domaine de la construction de maisons individuelles « GIMI ».
Comment gériez-vous le suivi de vos sous-traitants/fournisseurs avant d’utiliser Hiveo ?
Le suivi des documents légaux de nos sous-traitants était géré en interne par nos salariés avec une collecte par emails ou courriers et en parallèle un suivi mis à jour dans un fichier Excel.
Cependant, du fait de la croissance de l’entreprise et donc de l’augmentation du nombre de sous-traitants en collaboration avec l’entreprise, notre fonctionnement arrivait à ses limites et devenait fastidieux.
Nous avons donc décidé de mettre en place la solution HIVEO interfacée avec notre logiciel métier GIMI afin de simplifier et fiabiliser notre système de collecte de documents légaux.
Vous êtes également utilisateur de la plateforme Gimi, pouvez-vous nous parler de cette synchronisation Hiveo/Gimi ? Comment cela fonctionne-t-il ?
Une fois que nos entreprises partenaires ont mis à jour leurs documents sur la plateforme HIVEO, leur statut est actualisé quasi en temps réel.
Le lendemain matin, une fois mis à jour du lien API entre les deux plateformes, les documents sont remontés dans notre logiciel GIMI et les dates de validité automatiquement mises à jour dans les fiches des entreprises sous-traitantes. Actualisant ainsi les périodes de validité des documents et permettant les passations de marchés aux entreprises.
Quels avantages tirez-vous de cette intégration au quotidien ?
Cette intégration est bénéfique pour l’entreprise, elle simplifie le processus de collecte et de vérification de l’authenticité des documents. Hiveo gère de manière automatique les relances avant que les validités des documents arrivent à échéance et également une fois l’échéance dépassée
De plus, elle fiabilise notre processus de vérification et de passation de marchés avec une remontée automatique des documents numérisés, ainsi qu’une mise à jour des dates de validité correspondantes sur les différents documents collectés.
Avez-vous senti une différence entre avant et après Hiveo et l’intégration avec Gimi ?
Oui, sans aucun doute !
Grâce à la plateforme HIVEO et l’intégration avec notre logiciel métier GIMI, nous avons simplifié et sécurisé la collecte, la vérification et la relance des documents légaux de nos entreprises sous-traitantes.
Si vous deviez résumer votre expérience avec Hiveo en un mot ?
Fiabilisation !
