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3 documents obligatoires pour vérifier la conformité de vos fournisseurs

Découvrez les 3 documents à exiger de vos fournisseurs dans le cadre de l'obligation de vigilance.

L’obligation de vigilance des entreprises donneuses d’ordres exige de celles-ci la vérification de la conformité de leurs fournisseurs dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé. Un manquement ou une violation aux règlementations concernant le recours au travail dissimulé par un sous-traitant entraîne solidairement de lourdes sanctions contre le donneur d’ordres. Pour se prémunir de tout risque, les entreprises doivent donc respecter l’obligation de vigilance et contrôler la conformité légale des co-contractants. 

Comment contrôler la conformité de vos fournisseurs ? 

Les donneurs d’ordres doivent s’assurer par eux-mêmes que les sous-traitants avec lesquels ils travaillent sont en conformité et n’ont pas recours au travail dissimulé, de quelque nature que ce soit. Le travail dissimulé peut se caractériser par la dissimulation d’une activité d’entreprise ou d’un emploi salarié, c’est pourquoi la vérification doit porter sur l’immatriculation de l’entreprise, l’acquittement des cotisations sociales, et la déclaration des salariés soumis à autorisation de travail en France. 

Pour cela, 3 documents permettent de contrôler la situation d’un cocontractant et le donneur d’ordres doit les collecter et vérifier leur validité et leur authenticité. Il s’agit de : 

  • L’attestation d’immatriculation d’entreprise  

Elle permet de justifier de l’existence de l’entreprise et de son référencement dans les registres nationaux. Plusieurs documents peuvent être transmis comme justificatifs : un Kbis, un extrait RNE, un avis de situation SIRENE de l’Insee…. L’attestation d’immatriculation d’entreprise contient toutes les informations sur l’activité et l’identification de l’entreprise. 

  • L’attestation sociale de vigilance  

Elle atteste que l’entreprise est à jour de ses obligations sociales pour la période en cours. Sa validité est par conséquent limitée, le donneur d’ordres doit exiger sa mise à jour au sous-traitant tous les 6 mois jusqu’à la fin du contrat. Ce document peut être délivré par l’URSSAF, le SSI ou la MSA.  

  • La liste nominative des salariés étrangers 

Ce document liste les noms et informations des salariés étrangers soumis à autorisation de travail en France auxquels fait appel l’entreprise contractante. Cette liste est réalisée par le sous-traitant et doit contenir un certain nombre d’informations précises.

Comment collecter ces documents ? 

Les entreprises donneuses d’ordres sont libres du moyen de collecte de leur choix pour la vérification de la conformité de leurs sous-traitants. 

Si beaucoup d’entre elles assurent encore traditionnellement le suivi de la conformité fournisseurs par e-mail, cette méthode demande beaucoup de temps, génère de longs délais de réponses et implique un risque d’omission ou de manque de vigilance, car l’erreur est humaine. 

Des plateformes en ligne de gestion de la conformité permettent aux entreprises un gain de temps considérable en simplifiant ces démarches administratives. La digitalisation de ces process règlementaires a pour objectif de limiter et éviter les manquements, vous offrir de la sérénité, vous faire gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée…  

Avec les solutions Once For All concentrez-vous sur votre cœur de métier et ne vous inquiétez plus du suivi de la conformité fournisseurs. Nos équipes collectent et authentifient les documents de vos cocontractants à votre place pour être toujours serein. 

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